O eSocial, novo sistema do governo federal, vai espionar a sua empresa de perto. Entenda como ele funciona e o que você tem de fazer para estar com tudo em dia, de padrões à segurança do trabalho, e evitar multas
Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ou, se você preferir, eSocial.
Não sabe do que se trata? Bom, agora, mais do que nunca, é bom se familiarizar com essa sigla, que vai fazer parte da rotina da sua empresa.
O eSocial é um projeto do governo federal que busca digitalizar e concentrar em um único local informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas, armazenando tudo em algo chamado de Ambiente Nacional Virtual.
Resumindo: todas as empresas têm de comunicar ao governo informações como vínculos dos empregados, dados das folhas de trabalho, contribuições previdenciárias, avisos prévios, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.
Mas não é apenas isso. O eSocial vai controlar de perto todas as informações ligadas às áreas de medicina e segurança do trabalho das empresas. Pela nova plataforma do governo, será obrigatório informar e manter atualizados dados como:
- Comunicações de Acidentes de Trabalho (CAT)
- Informações contidas nos ASOs (Atestado de Saúde Ocupacional) admissional, periódico, demissional, de retorno ao trabalho e de mudança de função
- Registros de afastamentos temporários
- Emissão de PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário)
- Informações sobre o GILRAT (Grau de Incidência de Incapacidade Laborativa Decorrente dos Riscos do Ambiente de Trabalho) – é o antigo SAT (Seguro de Acidente de Trabalho)
- Informações sobre o FAP (Fator Acidentário de Prevenção)
Ou seja, fica claro que o eSocial vai tratar de maneira abrangente todas as informações da área ligada à saúde ocupacional e à segurança do trabalho dos funcionários. E dessa maneira, claro, aumentar a fiscalização sobre ela, caso documentos e exames não estejam em dia.
O objetivo do eSocial
Segundo o governo, a implantação desse sistema tem como objetivo desburocratizar alguns processos e procedimentos enraizados há décadas no dia a dia de uma empresa. Mas como, a partir de agora, os dados serão coletados online e o cruzamento deles será automático, evidentemente, o não cumprimento das ações vai aumentar as penalizações às empresas.
Não que isso seja ruim, claro. Manter tudo em dia é uma obrigação e, no fim, quem ganha são mesmo as companhias. Com o fim da transmissão de informações incorretas, irregularidades desse tipo tendem a diminuir. E, juntamente, problemas de pessoal, financeiros e com órgãos do governo relacionados a elas.
Como tudo vai ser informado eletronicamente, o rigor será muito maior. Controlar cada um desses setores, e as informações mantidas por eles, será um processo automático. Não será possível, por exemplo, admitir um funcionário sem que ele tenha antes feito o exame admissional. Dados do ASO, como a data da emissão, serão cruzados com demais informações da folha de pagamento para identificar inconsistências.
Como acontece em alguns casos, atualmente, o governo vai ter como fiscalizar e multar empresas que tenham apenas o ASO dos colaboradores sem terem o PPRA e o PCMSO. E lembrando: esses documentos são obrigatórios para qualquer empresa que tenha pelo menos um funcionário contratado no regime da CLT.
Outra coisa que ficará na mira do governo e não poderá mais ser adiada ou até mesmo ignorada são os exames periódicos dos colaboradores. De maneira remota, será facilmente possível identificar esse tipo de vacilo.
O governo federal fez um longo e detalhado manual que explica passo a passo sobre o eSocial. Está no portal criado exclusivamente para abastecer as pessoas com informações relacionadas ao novo sistema e pode ser conferido aqui, em PDF online.
Como será o cronograma de adequação ao eSocial?
O cronograma de adequação ao eSocial, na verdade, já começou. Desde janeiro de 2018, as grandes empresas – com faturamento anual superior a R$ 78 milhões – tiveram de se cadastrar – se você se enquadra nesse perfil e ainda não fez isso, corra!
Em março, os dados dos trabalhadores e os vínculos deles foram informados. Em maio, foi a vez de regularizar informações da folha de pagamento.
Mas, a partir de julho, a abrangência do eSocial vai crescer consideravelmente.
Para as grandes empresas, será a hora de:
- Fazer a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social, ou seja, de recolhimento de FGTS)
- Implementação da compensação cruzada – um pedido antigo dos empresários, já que, hoje, existe um grande volume de recursos retidos que é possível ser compensado
Uma última etapa, agendada para junho de 2019, vai obrigar que os dados de segurança e da saúde ocupacional do trabalhador sejam informados.
Para as demais empresas privadas, incluindo micro, pequenas e MEIs com empregados, a partir de 16 de julho entrará em pauta um calendário a ser cumprido ao longo dos meses. Está planejado da seguinte maneira:
EM JULHO:
- Cadastros de empregadores e tabelas (S-1000 a S-1080*)
EM SETEMBRO:
- Dados dos trabalhadores e os vínculos deles com essas empresas (eventos não periódicos), como admissões, demissões e afastamentos
- Eventos não periódicos das tabelas S-2190 a S-2400*
EM NOVEMBRO:
- Obrigatoriedade do envio das folhas de pagamentos
- Eventos periódicos das tabelas S-1200 a S-1300*
EM JANEIRO DE 2019:
- Substituição da GFIP
- Implementação da compensação cruzada
- Envios de dados de segurança e saúde ocupacional do trabalhador
A partir de janeiro de 2019, os órgãos públicos também terão, gradativamente, de se adaptar a essa nova realidade e começar a cumprir esses passos do processo.
*Como as tabelas contêm muitos detalhes e muitas especificações, sugerimos uma olhada no manual do eSocial (cujo link, mais uma vez, está aqui) para averiguar do que cada uma delas trata. Basta fazer uma pesquisa e digitar o número de cada tabela para identificá-la no documento.
OBSERVAÇÃO: o governo federal atualizou as datas do programa. As novas podem ser conferidas clicando neste link: http://www.rhhealth.com.br/novos-prazos-do-esocial/
O trabalhador também sai ganhando!
O cumprimento à risca de tudo isso, por parte das empresas, também trará benefícios aos trabalhadores. Dessa maneira, eles terão preservado, de forma mais efetiva, o cumprimento dos direitos trabalhistas e previdenciários.
“O eSocial é uma nova e revolucionária ferramenta, pois fecha o ciclo de controle das atividades laborais, envolvendo, ao mesmo tempo, três legislações diferentes”, explicou Altemir Linhares de Melo, assessor especial da Receita Federal para o eSocial.
“O sistema abrangerá e beneficiará mais de 40 milhões de trabalhadores, mais de 18 milhões de empregados, acima de 80 mil escritórios de contabilidade e mais de 500 mil empresas de tecnologia da informação”, emendou o auditor fiscal.
Periodicamente, as empresas receberão informações sobre funcionários que tenham direito a benefícios, como adicional de insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial. O eSocial terá códigos padronizados para isso.
Além disso, os trabalhadores terão todos os registros de trabalho gravados eletronicamente, fazendo com que toda a história dele esteja sempre disponível para consultas. Isso, consequentemente, facilitará demais na hora de se brigar por benefícios, como da previdência, por exemplo.
O eSocial vai substituir obrigações tributárias?
Sim, vai. E, ainda segundo Altemir Linhares de Melo, essa é outra das grandes vantagens do novo sistema do governo federal.
Os empregadores passarão a informar 15 obrigações de maneira integrada. São elas:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, que controla admissões e demissões dos empregados sob regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicado de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
- Folha de pagamento
E quem vai unificar todas essas informações pelo eSocial? A resposta: cinco órgãos do governo federal:
- Caixa Econômica Federal
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
- Ministério da Previdência Social (MPS)
- Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)
- Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB)
É assim que o governo sustenta que a burocracia nesses processos vai diminuir consideravelmente. Ou seja, em vez de se preocupar isoladamente com cada um dos 15 itens litados acima, um mesmo sistema centralizado vai compilar e armazenar as informações.
Além disso, existe a expectativa de aumentar consideravelmente a arrecadação. Uma primeira estimativa do governo federal indicava um crescimento de R$ 20 bilhões por ano devido à eliminação de erros na hora de se preencher guias de impostos. Eletronicamente, esses erros – ou essa má-fé, na visão de alguns – não acontecerão mais.
Impacto do eSocial na sua empresa
Será preciso, claro, organização para lidar com essas mudanças. Atualmente, a maneira como cada empresa lida com essas informações internamente varia muito, mas, daqui para a frente, isso não será mais uma opção.
Há quem já armazene isso de forma digital, e terá de adequar tudo ao modelo do sistema imposto pelo eSocial.
Há quem ainda armazene tudo isso na papelada, tendo, então, finalmente, de digitalizar para se enquadrar às novas determinações.
Uma ação inicial será integrar nesse processo alguns setores da sua empresa, como RH, contabilidade, financeiro e gestão da saúde ocupacional e segurança do trabalho.
Vale a pena investir em algum tipo de orientação ou treinamento para essa nova realidade. Palestras, reuniões ou acentuar a comunicação interna nesse sentido vão deixar todos mais bem informados e prontos para as mudanças.
As empresas também terão de adquirir ou desenvolver programas de gestão de pessoas que possam transferir todas as informações solicitadas por meio de um web service. O portal do eSocial (acesse aqui) estará disponível para o empregador doméstico.
E importante: caso a sua empresa tenha filiais, cada uma delas tem de estar cadastrada, não apenas a matriz.
Parece um bicho de sete cabeças, mas pode não ser. A tendência é de que, com tudo otimizado e funcionando bem, organizadamente, se ganhe em tempo de trabalho, produtividade e transparência nesses processos, hoje burocráticos e cansativos.
Uma empresa ‘dedurando’ a outra?
A implantação do eSocial pode criar uma situação no mínimo curiosa no mercado de trabalho. Mas que não deixa de ficar como um alerta para todo mundo que gere uma empresa.
Com os dados cruzados nas mãos, o governo federal pode classificar condições ideais de trabalho e de segurança para uma determinada empresa de um determinado setor. E, assim, decidir que todas as companhias da mesma área tenham de seguir esse padrão para o funcionamento.
Como garantiria isso? Mandando fiscais nos locais para averiguar as condições e sugerir tais mudanças. Hoje em dia, isso até pode acontecer, mas de maneira aleatória, já que, na maioria das vezes, a fiscalização acontece apenas depois de uma denúncia.
Com informações recebidas e organizadas em mãos, o governo pode direcionar esses profissionais para um “tiro certo”, na garantia de que vai encontrar um lugar que precise de melhorias e modificações para não ser multado.
Não deixa de ser uma maneira de diminuir a incidência de empresas que não deem importância para as condições às quais os empregados estão expostos.
Lado a lado: eSocial e gestão de saúde ocupacional
Inicialmente, claro, a conclusão que se chega é de que o ponto principal da implantação do eSocial tem de estar alinhado e enraizado com o controle da gestão da saúde ocupacional. Em outras palavras: todas as informações têm de estar em dia e atualizadas no sistema do governo.
Pensando dessa maneira, fique atento a esses tipos de coisas:
- Documentos essenciais, como o PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) e o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), precisarão, mais do que nunca, estar em dia.
- ASOs em dia. Parece básico, mas exames admissionais, demissionais, periódicos, de mudança de função e de retorno ao trabalho devem sempre ser informados.
- Nunca se esqueça de fazer a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), mesmo que não haja afastamento das atividades por parte do funcionário atingido. Se houver, este também deverá ser enviado.
- Mantenha o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) atualizado. Ou seja, atividades dos funcionários têm de estar sempre alinhadas no registro com aquilo que eles realmente desempenham na empresa.
Haverá, claro, diferenças e itens específicos para cada empresa, dependendo do ramo de atuação de cada uma delas. Quem tiver trabalhadores expostos a mais fatores de risco deverá informar isso pelo eSocial.
Da mesma maneira, quando um colaborador mudar de ambiente de trabalho e tiver alterado o risco no dia a dia, isso tem de constar no novo sistema. Igualmente quando ele deixar de exercer a atividade nessas condições.
Para eles, existirá a necessidade de informar a utilização de equipamentos de proteção individual ou coletiva (há siglas para isso, inclusive, a EPI e a EPC, respectivamente) fornecidos pela empresa.
Por mais que, no discurso, o governo federal não diga que a implantação do eSocial esteja ligada a um eventual aumento de arrecadação com multas em fiscalizações, evidentemente, elas serão aplicadas cada vez em que uma irregularidade dessas for identificada e, posteriormente, autuada (veja algumas previsões de valores clicando aqui).
Um dos grandes desafios será sempre estar atento e correto em relação a cada um desses fatores impostos pelo eSocial. Mas, claro, nada que uma boa gestão da saúde ocupacional não ajude a administrar sem sustos. Nem multas.
Alinhamento com as mudanças na legislação trabalhista
Uma outra novidade que chega com o eSocial é que ele nasceu alinhado com as mudanças recentes na legislação trabalhista.
Dessa maneira, será possível realizar ações como admitir um trabalhador para uma jornada de trabalho de dias alternados ou de apenas algumas horas, contratar um funcionário para que ele execute um serviço isolado e admitir uma pessoa permitindo que ela trabalhe de casa (o home office).
“Não vai precisar assinar carteira para contratar por um dia ou por empreitada. Tudo o que a legislação trabalhista prevê, o sistema está adequado. Se é uma jornada intermitente, transmite para o sistema, que faz o cálculo do imposto a partir disso”, disse Altemir Linhares Melo, em entrevista ao site G1.
